Kỹ năng excel là một trong những kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà tuyển dụng đều cần ở bạn, dù bạn ứng tuyển vào bất cứ vị trí nào trong công ty. Vì thế nắm được những kỹ năng excel, sẽ là một lợi thế của bạn trong quá trình phỏng vấn. Vì thế, edumall.vn xin gửi đến bạn bài viết 30+ kỹ năng excel cần thiết từ cơ bản đến nâng cao.
Kỹ năng Excel cơ bản
Dưới đây, Edumall.vn sẽ cùng các bạn khám phá 10 kỹ năng Excel cơ bản, hàng đầu mà bất kỳ ai mới bắt đầu với Excel đều cần phải học.
Lưu và mở tệp làm việc Excel
Lưu và mở sổ làm việc Excel cũng giống như bạn thao tác trong bất kỳ ứng dụng nào khác.
Khi bạn nhấp vào tab File trên thanh công cụ, nó sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn để lưu tệp như Save và Save As
Khi bạn nhấp vào thẻ Save As, hộp thoại lưu dưới dạng sẽ mở ra, ở đây bạn có thể chọn vị trí lưu và chọn định dạng cho tệp lưu để sử dụng cho mục đích sau này.
Các định dạng lưu file mà Excel cung cấp cho người dùng
Về cơ bản, Excel có các phần mở rộng tệp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để lưu tệp làm việc.
Bạn sử dụng các bước trên nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên. Tuy nhiên, trong trường hợp, tệp đã được lưu trên thiết bị thì bạn chỉ cần nhấp tổ hợp phím Ctrl + S hoặc biểu tượng đĩa lưu trên Excel để lưu các thay đổi.
Theo cách tương tự, nếu bạn muốn mở một tệp được lưu trên hệ thống của Edumall.vn, bạn có thể chuyển đến tab File trên thanh công cụ và nhấp vào thẻ Open.
Tại đây, bạn sẽ thấy các file Excel mà bạn đã làm việc gần đây, muốn chọn file nào thì bạn nhấp chuột vào file đó để mở.
Hoặc bạn nhấp chọn vào Computer và chọn Browse để chọn thêm file tại các vị trí khác nhau trong thiết bị của bạn.
Quản lý Trang tính Excel
Mỗi tệp làm việc bao gồm các trang tính nơi bạn có thể thêm dữ liệu của Edumall.vn và phân tích nó. Mỗi khi bạn mở tệp làm việc Excel, bạn có thể thấy có các tab ở cuối cửa sổ.
Để chèn một trang tính mới, chỉ cần nhấp vào nút dấu cộng hoặc sử dụng tổ hợp phím SHIFT + F11.
Và nếu bạn muốn xóa một trang tính, chỉ cần nhấp chuột phải vào tab trang tính và sau đó chọn Delete hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + H + D + S.
Nhưng có một điều bạn cần chú ý là một khi bạn xóa một trang tính, bạn không thể lấy lại nó.
Định dạng ô tính Excel
Trong Excel, bạn có một loạt các tùy chọn trên tab.
- Nhóm phông chữ (Font) cung cấp cho người dùng các tùy chọn để định dạng phông chữ như: in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi kiểu phông chữ, kích thước và màu sắc của chữ cũng như màu của ô tính Excel.
- Nhóm Alignment hỗ trợ bạn xác định căn chỉnh của văn bản, khoảng cách lề, hợp nhất ô và ngắt văn bản.
- Tại nhóm Number, bạn có thể áp dụng định dạng cho các giá trị trong ô tính Excel như định dạng tiền tệ, định dạng văn bản, định dạng số, v.v.
Ngoài các tùy chọn trên, bạn cũng có thể mở tùy chọn định dạng ô bằng cách nhấp chuột phải vào ô và chọn tùy chọn định dạng hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1.
Chức năng in ấn trong Excel
Khi bạn đến tab File, bạn có thể thấy có một nút Print bao gồm tất cả các tùy chọn in mà bạn có thể sử dụng để in dữ liệu từ trang tính.
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + P để mở tùy chọn in và khi bạn mở nó, bạn có thể thấy các tùy chọn sau ở đó:
Print: In file của bạn
Copies: Số lượng bản in
Printer: Chọn thiết bị in
Print Active Sheets; Chỉ in sheet hiện tại và các sheet được chọn
Page…to…: Phạm vi trang ĩn được chọn.
Collated: In lần lượt hết số trang bản thứ nhất rồi tới bản thứ 2.
Uncollated: In lần lượt hết trang thứ 1 của tất cả các bản copy xong mới chuyển sang trang kế tiếp.
Portrait Orientation: Hướng giấy dọc.
Landscape Orientation: Hướng giấy ngang.
A4/ Letter: Cỡ giấy
Normal Margins: Căn lề
Scale: Điều chỉnh kích cỡ Sheet phù hợp với trang in
- No Scaling: Giữ nguyên kích cỡ sheet
- Fit sheet on One Page: Đặt toàn bộ sheet vào 1 trang in
- Fit All Columns on One Page: Đặt toàn bộ các cột trong sheet vào 1 trang in
- Fit All Rows on One Page: Đặt toàn bộ các dòng trong sheet vào 1 trang in
- Custom Scaling Options: Tự điều chỉnh kích cỡ sheet khi in
Các hàm Excel cơ bản
Sức mạnh lớn nhất của Excel là các hàm mà bạn có thể sử dụng để thực hiện nhiều phép tính. Edumall.vn sẽ giới thiệu cho bạn 10 hàm Excel cơ bản nhất định phải biết nhé:
- SUM: Với hàm này, bạn có thể tính tổng các giá trị từ nhiều ô hoặc bạn cũng có thể nhập giá trị trực tiếp để tính tổng vào hàm.
=SUM (num1,num2, … num_n)
Trong đó: num1, num2, … num_n biểu thị cho những số sẽ tính tổng.
=SUM(CellRange1,CellRange2,…CellRange_n)
Trong đó: Cell Range 1, CellRange2,… CellRange_n là những cột số.
- COUNT: Hàm này trả về số lượng các giá trị số trong một ô. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có giá trị hoặc chỉ cần chèn giá trị vào đó.
=COUNT(value1, [value 2],…)
Trong đó:
Value1: Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
Value2: Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
- AVERAGE: Nó trả về giá trị trung bình của các giá trị số. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có các giá trị hoặc chỉ cần chèn chúng vào hàm.
=AVERAGE(number1, [number2],…)
Trong đó:
Number 1: Bắt buộc. Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
Number 2: Tùy chọn. Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa 255.
- TIME: Nó trả về một số sêri thời gian hợp lệ theo định dạng thời gian của Excel.
=TIME(hour, minute, second)
Trong đó:
Hour (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 chỉ giờ. Mọi giá trị lớn hơn 23 sẽ được chia cho 24 và phần còn lại sẽ được coi là giá trị giờ.
Minute (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện phút. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ.
Second (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện giây. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ, phút.
Ví dụ, TIME(0,0,2000) = TIME(0,33,22) = ,023148 hoặc 12:33:20 SA
- DATE: Nó trả về một ngày hợp lệ (số seri ngày) theo định dạng thời gian của Excel bằng cách sử dụng ngày, tháng và năm.
=DATE(year,month,day)
Trong đó:
Year: Số chỉ số năm.
Month: Số chỉ số tháng.
Day: Số chỉ số ngày.
- Nếu Year lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 1899 thì Excel sẽ tự động cộng thêm 1900 vào để tính.
- Nếu Year từ 1900 đến 9999 thì Excel sẽ dùng số đó làm năm cần tính.
- Nếu Year nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn hoặc bằng 10000 thì Excel sẽ báo lỗi #NUM!.
- Nếu Month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự quy đổi thành 12 bằng một năm và tăng số năm lên.
- Nếu Month nhỏ hơn 1 thì Excel sẽ tự quy đổi 12 bằng 1 năm và giảm số năm đi.
- Nếu Day lớn hơn số ngày của tháng thì Excel sẽ quy đổi thành số ngày nhiều nhất của tháng cho phù hợp và tăng số tháng lên, nếu số tháng lớn hơn 12 tháng thì số năm cũng được tăng lên.
- LEFT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một ô / chuỗi bắt đầu từ bên trái. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.
=LEFT(text,[num_chars])
Trong đó:
Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm LEFT trích xuất từ bên trái:
- Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;
- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ văn bản;
- Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.
- RIGHT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một chuỗi bắt đầu từ bên phải. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.
=RIGHT(text,[num_chars])
Trong đó:
Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm RIGHT trích xuất từ bên phải:
- Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;
- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm RIGHT trả về toàn bộ văn bản;
- Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.
- VLOOKUP: Nó tìm kiếm một giá trị trong một cột và có thể trả về giá trị đó hoặc một giá trị từ các cột tương ứng.
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
Lookup_value (Bắt buộc) : Giá trị dùng để dò tìm
Table_array (Bắt buộc): Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước.
Col_index_num (Bắt buộc): Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
Range_lookup (Tùy chọn): Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
- IF : Hàm kiểm tra một điều kiện, trả về một giá trị khi điều kiện cụ thể là TRUE và trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó là FALSE.
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Trong đó:
Logical_test: Điều kiện
Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện
Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thoả mãn điều kiện
- NOW: Nó trả về ngày và giờ hiện tại (sử dụng cài đặt hệ thống của thiết bị) trong ô mà bạn nhập hàm.
=NOW()
Hiểu được vai trò quan trọng của Tin học văn phòng cơ bản. Edumall xin tặng bạn “Khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao – Thành thạo cấp tốc” Để được trang bị đầy đủ kiến thức, thực hành các bài tập thực tế để cải thiện kỹ tin học văn phòng.
Vẽ biểu đồ trong Excel
Biểu đồ là công cụ thể hiện tốt nhất các dữ liệu khi trình bày, thuyết trình. Trong Excel, tại nhóm Chart trong tab Insert, bạn tìm thấy một danh sách các biểu đồ đa dạng, đẹp mắt, có sẵn để sử dụng.
Nhưng để tạo biểu đồ trong Excel, bạn cần có dữ liệu ở định dạng phù hợp và sau đó bạn cần chọn đúng loại biểu đồ để thể hiện tốt nhất các đặc tính của dữ liệu.
Ví dụ: Nếu bạn có dữ liệu bán hàng trong 12 tháng như sau:
Bạn có thể tạo biểu đồ cột để trình bày dữ liệu hàng tháng này. Kết quả:
Hoặc bạn sử dụng biểu đồ đường nếu bạn muốn hiển thị xu hướng trong 12 tháng:
Bên cạnh đó, Excel cung cấp chức năng Recommended Charts (biểu đồ được đề xuất), đây là cách tối ưu nhất để bạn biết được loại biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu của bạn.
Tất cả những việc bạn phải làm là chọn vùng dữ liệu muốn tạo biểu đồ và nhấp vào nút Recommended Charts trên thanh công cụ, sau đó chọn loại biểu đồ theo ý Edumall.vn.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu đồ như thay đổi màu sắc, tỉ lệ, định dạng tại tab Design và tab Format.
Sắp xếp dữ liệu trong Excel
Excel cung cấp cho bạn một chức năng mạnh mẽ để sắp xếp dữ liệu. Để mở chức năng sắp xếp, bạn cần chuyển đến tab Data và sau đó nhấp vào nút Sort.
Tại đây, bạn có 3 tùy chọn sắp xếp:
- Sort by: Cột được sử dụng làm cơ sở sắp xếp.
- Sort on: Trong danh sách thả xuống, bạn có 4 tùy chọn khác nhau để sắp xếp các giá trị.
Cell Values: Giá trị ô
Cell Color: Màu ô
Font Color: Màu phông chữ
Conditional Formatting: Định dạng có điều kiện.
- Thứ tự: Thứ tự sắp xếp hoặc một thứ tự tùy chỉnh.
Bạn cũng có thể sử dụng thêm nhiều cấp độ sắp xếp. Nếu bạn muốn thêm một cấp độ sắp xếp mới, chỉ cần nhấp vào Add Level và sau đó xác định tất cả ba tùy chọn mà chúng ta đã nói ở trên.
Chức năng Find and Replace (Tìm và thay thế) trong Excel
Các phím tắt để mở chức năng Find (tìm) là Control + F và Find & Replace (tìm và thay thế) là Control + R. Hoặc nhấp vào tab Home > Editing > Find & Select > Find.
Tại hộp thoại Find and Replace, hãy nhập giá trị bạn muốn tìm trong thanh nhập liệu Find what và trong Replace with, hãy nhập giá trị mà bạn muốn thay thế.
Find All: Khi chọn tùy chọn này Excel sẽ mở 1 danh sách liệt kê tất cả những dữ liệu có sự xuất hiện của giá trị tìm kiếm. Bạn có thể chọn bất cứ mục nào trong danh sách và Excel sẽ chuyển tới vị trí tương ứng với lựa chọn của bạn. Cách này phù hợp với những bảng tính có số lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn.
Find Next: Tại đây các giá trị sẽ xuất hiện lần lượt từ đầu tới cuối bảng tính. Excel sẽ hiển thị ô đầu tiên có xuất hiện giá trị tìm kiếm, sau đó bạn nhấn chuột vào Find Next để chuyển sang giá trị thứ 2 và tiếp tục nhấn chuột để lần lượt hiện ra các giá trị tiếp theo.
Và khi bạn nhấp vào nút tùy chọn, bạn sẽ thấy rằng có một số tùy chọn nâng cao mà bạn có thể sử dụng.
- Thực hiện tìm và thay thế phân biệt chữ hoa chữ thường.
- Tìm và thay thế trong toàn bộ sổ làm việc.
- Tìm và thay thế bằng cách sử dụng định dạng ô.
- Tìm các giá trị từ các bình luận và ghi chú.
Tùy chọn Paste Special (Dán đặc biệt) trong Excel
Chức năng dán đặc biệt cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn cách bạn dán các giá trị vào một ô tính Excel.
Để mở tùy chọn dán đặc biệt, bạn cần đi đến tab Home, sau đó nhấp vào menu thả xuống Paste và nhấp vào Paste Special.
Hoặc bạn có thể nhấp vào nhấp chuột phải vào vị trí muốn dán và chọn Paste Special.
Tại đây, bạn lựa chọn các tùy chọn được hiển thị ngay tại Paste, hoặc mở rộng các tùy chọn dán tại Paste Special
Trong hộp thoại Paste Special, bạn có nhiều tùy chọn có thể sử dụng.
Giả sử, bạn có một ô chứa công thức Excel, nhưng bạn chỉ muốn sao chép và dán giá trị kết quả từ ô đó. Trong trường hợp này, chỉ cần sao chép ô đó và sử dụng các tùy chọn dán trong mục “Values”.
Hoặc nếu bạn muốn sao chép và dán định dạng từ ô này sang ô khác, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Formats”.
Phím tắt trong Excel
Từ Excel 2007 đến Excel 2019, bạn có thể xem các phím tắt bằng cách nhấn phím ALT. Tại đây, Excel sẽ hiển thị các phím tắt cho các tùy chọn có trên thanh công cụ giống như bên dưới và bạn có thể dễ dàng, nhanh chóng thao tác với các phím tắt này.
Một vài phím tắt tiêu biểu trong Excel:
Ctrl+D: Copy nội dung ô bên trên.
Ctrl+R: Copy nội dung ô bên trái.
Ctrl+”: Copy nội dung ô bên trên và áp dụng chỉnh sửa.
Ctrl+’: Copy công thức ô bên trên và áp dụng chỉnh sửa.
Ctrl+: Mở menu xóa nội dung ô/hàng/cột.
Ctrl+Shift++: Mở menu chèn nội dung ô/hàng/cột.
Shift+F2: Thực hiện chèn hoặc chỉnh sửa nội dung một ô comment.
Shift+F10+M: Xóa comment đã chèn (Shift+F2).
Alt+F1: Tạo biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi ô tính đã chọn.
F11: Tạo biểu đồ với dữ liệu trong một trang tính riêng.
Ctrl+K: Chèn một liên kết vào nội dung ô.
Enter: Kích hoạt liên kết trong một ô đã chứa liên kết (Ctrl+K).
Kỹ năng Excel cần thiết
Bây giờ khi bạn đã thành thạo những kỹ năng cơ bản, điều tiếp theo bạn cần hiểu là các Kỹ năng Excel Trung cấp. Những kỹ năng này bao gồm các tùy chọn và phương pháp để quản lý và làm việc dữ liệu một cách hiệu quả.
Go to Special
Tùy chọn Go To Special giúp bạn điều hướng đến một ô cụ thể hoặc một phạm vi ô trong trang tính.
Để mở tùy chọn này, bạn cần đi tới tab Home ➜ Editing ➜ Find and Select ➜ Go To Special.
Tại đây, bạn thấy tùy chọn khác nhau mà bạn có thể sử dụng và chọn các loại ô khác nhau.
Ví dụ, nếu bạn muốn chọn tất cả các ô trống, bạn chỉ cần chọn vào Blanks và nhấp vào OK, và nó sẽ ngay lập tức chọn tất cả các ô trống.
Tương tự như vậy, nếu bạn muốn chọn các ô có công thức và trả về số, bạn cần chọn công thức và sau đó đánh dấu đánh dấu số rồi bấm OK.
Pivot Table
Pivot Table là một trong những cách tốt nhất để phân tích dữ liệu trong Excel bởi vì nhờ Pivot Table bạn có thể tạo một bảng tóm tắt từ một tập dữ liệu lớn.
- Để tạo Pivot Table (bảng tổng hợp), hãy làm theo các bước sau:Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút PivotTable trên thẻ Tables.
2. Bạn sẽ có một hộp thoại để chỉ định dữ liệu nguồn, nhưng khi bạn đã chọn dữ liệu trước khi mở hộp thoại, nó sẽ tự động lấy phạm vi.
3. Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ có một thanh bên giống như bên dưới, nơi bạn có thể xác định các hàng, cột và giá trị cho bảng tổng hợp mà bạn có thể chỉ cần kéo và thả. Và bây giờ, hãy thêm “Age” vào các hàng, “Education” vào cột và “First name” vào các giá trị.
Khi bạn xác định tất cả, bạn sẽ có một biểu đồ như sau:
Đặt tên cho vùng dữ liệu Excel
Trong Excel, mọi ô đều có địa chỉ là sự kết hợp của hàng và cột, vì vậy chúng ta có thể đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô và sau đó bạn có thể sử dụng tên đó để tham chiếu đến nó.
Giả sử bạn có 18% thuế trong ô A1 và bây giờ thay vì sử dụng tham chiếu ô, bạn có thể đặt tên cho nó và sau đó sử dụng tên đó trong mọi phép tính.
Để đặt tên cho dữ liệu, bạn cần chuyển đến tab Formula ➜ Define Name ➜ Define Name.
Bây giờ trong hộp thoại New Name, bạn cần xác định những điều sau:
- Name: Tên của vùng dữ liệu.
- Scope: Phạm vi của vùng dữ liệu trong trang tính.
- Comment: Bình luận cho vùng dữ liệu.
- Refers to: Địa chỉ của ô hoặc phạm vi.
Bây giờ khi bạn nhấp vào OK, Excel sẽ gán tên đó cho ô A1 và bạn có thể sử dụng tên đó trong các công thức để tham chiếu đến ô A1.
Chức năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống trong Excel
Danh sách thả xuống về cơ bản là một danh sách các giá trị được xác định trước, có thể giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu vào một ô.
Để tạo danh sách thả xuống, bạn cần chuyển đến tab Data ➜ Data Tools ➜ Data Validation ➜ Data Validation.
Bây giờ hộp thoại Data Validation mở ra, bạn cần chọn “List” để tạo danh sách và tham chiếu đến phạm vi từ vùng dữ liệu bạn muốn lấy giá trị hoặc bạn cũng có thể chèn giá trị trực tiếp vào thẻ “Source”.
Cuối cùng, bấm OK
Bây giờ khi bạn quay lại ô tính ban đầu, bạn sẽ có một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn giá trị để chèn vào ô.
Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) trong Excel
Định dạng có điều kiện là sử dụng các điều kiện và công thức để định dạng, hơn hết là Excel cung cấp hơn 20 tùy chọn mà bạn có thể áp dụng chỉ với một cú nhấp chuột.
Giả sử nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp từ một phạm vi ô tính, bạn chỉ cần đi tới tab Home ➜ Conditional Formatting ➜ Highlight Rules ➜ Duplicate Values.
Hoặc bạn cũng có thể chọn các Data Bars (thanh dữ liệu), Color Scales (màu sắc) và Icon (biểu tượng) để áp dụng làm nổi bật cho các ô tính.
Bảng Excel
Bảng Excel chuyển đổi dữ liệu bình thường thành một bảng có cấu trúc, nơi bạn có thể sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.
Đây là bảng mà Edumall.vn đã tạo trong Excel:
Để chuyển đổi dữ liệu bình thường của bạn thành một bảng Excel, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp tổ hợp phím tắt Ctrl + T hoặc bạn cũng có thể chuyển đến tab Insert ➜ Table.
Nút Idea trong Excel
Nếu đang sử dụng Office 365, bạn có quyền truy cập vào nút Idea mới do Microsoft giới thiệu, công cụ này có thể giúp bạn phân tích dữ liệu của mình một cách dễ dàng bằng cách đề xuất và tạo:
- Pivot Tables (Bảng tổng hợp)
- Trendline Charts (Biểu đồ đường xu hướng)
- Frequency Distribution Chart (Biểu đồ phân bố tần suất)
Bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn phân tích và sau đó nhấp vào nút Idea trên tab Home.
Phải mất vài giây để phân tích dữ liệu và sau đó nó hiển thị cho bạn danh sách các kết quả có thể xảy ra.
Sử dụng Sparklines (biểu đồ thu nhỏ)
Sparklines (biểu đồ thu nhỏ) là những biểu đồ nhỏ mà bạn có thể chèn vào một ô tính, dựa trên một loạt dữ liệu.
Để chèn một biểu đồ thu nhỏ, bạn cần vào tab Insert ➜ Sparklines.
Có 3 loại biểu đồ Sparklines mà bạn có thể chèn vào một ô.
- Line (Hàng)
- Column (Cột)
- Win Loss
Khi bạn nhấp biểu tượng biểu đồ trong Sparklines, Excel sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại nơi bạn cần chọn phạm vi dữ liệu và phạm vi đích để chèn biểu đồ.
Ngoài ra, bạn có các tùy chọn để tùy chỉnh biểu đồ thu nhỏ như thay đổi màu sắc của nó, thêm điểm đánh dấu và nhiều thay đổi nữa từ tab Sparklines.
Text to Column
Với tùy chọn Text to Column, bạn có thể chia một cột thành nhiều cột bằng dấu phân tách, đây là một trong những cách tốt nhất để thay đổi và chuyển đổi dữ liệu của bạn.
Nhìn vào bảng dưới đây, nơi bạn có một cột có tên và giữa họ và tên có một khoảng trắng.
Bạn có thể chia cột này thành hai cột khác nhau (tên và họ) bằng cách sử dụng Text to Column, trong đó dấu cách được coi là dấu phân cách.
- Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Data và nhấp vào Text to Column.
- Bây giờ, từ hộp thoại chọn Delimited và nhấp vào tiếp theo.
- Sau đó, đánh dấu chọn vào Space (khoảng trống). Như bạn có thể thấy tại phần Data preview, nó đã tách các giá trị khỏi cột bằng cách sử dụng dấu cách.
- Cuối cùng bạn bấm Finish để hoàn thành.
Thời điểm bạn nhấp kết thúc, nó sẽ chuyển đổi một cột Họ tên đầy đủ ban đầu thành hai cột khác nhau (họ và tên).
Quick Analysis Tool (Công cụ phân tích nhanh) trong Excel
Khi đọc tên công cụ, chúng ta có thể hiểu được về lợi ích của công cụ này. Công cụ phân tích nhanh cho phép bạn phân tích và trình bày dữ liệu bằng một hoặc hai lần nhấp chuột.
Dưới đây, bạn có dữ liệu học sinh với điểm toán của họ. Nếu bạn chọn vùng dữ liệu này, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở cuối màn hình, đó là nút cho Quick Analysis Tool (công cụ phân tích nhanh).
Bây giờ khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ hiển thị cho bạn một vài tab từ đó bạn có thể chọn các tùy chọn. Bây giờ chúng ta hãy khám phá từng thẻ một.
- Formatting: Thẻ này cho phép bạn thêm định dạng có điều kiện vào bảng đã chọn, chẳng hạn như thanh dữ liệu, thang màu, bộ biểu tượng và các quy tắc định dạng có điều kiện khác.
- Chart: Tab này hiển thị cho bạn một số biểu đồ được đề xuất mà bạn có thể chèn với dữ liệu đã chọn hoặc bạn cũng có thể nhấp vào More Charts để chọn một biểu đồ cụ thể.
- Total: Từ tab này, bạn có thể nhanh chóng thêm một số công thức cơ bản, như Average, Count, Running Total và nhiều công thức khác.
- Bảng : Từ tab này, bạn có thể chèn một Pivot Table với dữ liệu đã chọn hoặc bạn cũng có thể sử dụng một bảng Excel cho nó.
- Sparklines : Tab này cho phép bạn thêm Sparkline.
Kỹ năng Excel hiệu quả
Các kỹ năng Excel sau thiên về giải quyết các vấn đề phức tạp và giúp bạn thực hiện tất cả các công việc cần làm trong Excel một cách hiệu quả.
Dưới đây là các kỹ năng Excel hàng đầu mà bạn cần phải nắm vững.
Công thức Excel hiệu quả
Công thức Excel nâng cao có nghĩa là kết hợp các hàm Excel khác nhau để tính một giá trị cụ thể mà không thể tính theo cách khác. Dưới đây là danh sách một số công thức Excel mà bạn nên biết:
Hàm INDEX kết hợp hàm MATCH
Hàm IF với nhiều điều kiện
Hàm LEFT nâng cao
Hàm VLOOKUP lồng HLOOKUP
Biểu đồ Excel hiệu quả
Bạn có thể tạo hầu hết các biểu đồ trong Excel với một vài cú nhấp chuột, nhưng ngoài các biểu đồ đó, bạn cũng có thể tạo một số biểu đồ hiệu quả.
Biểu đồ Excel nâng cao dành cho một mục đích cụ thể và cần bạn dành vài phút để tìm hiểu cách tạo và cách chúng trình bày dữ liệu.
Sau đây Edumall.vn sẽ hướng dẫn bạn cách làm biểu đồ người trong Excel nhé!
Tạo biểu đồ người trong Excel rất đơn giản và dễ dàng, chúng ta chỉ cần vài cú nhấp chuột. Đây là bảng dữ liệu mà tôi đang sử dụng cho ví dụ này:
Trước hết, bạn vào Insert Tab ➜ AddIns ➜ bấm vào nút nhỏ màu xanh lá cây.
Excel sẽ chèn một biểu đồ người với dữ liệu giả. Bây giờ, bước tiếp theo của bạn là kết nối dữ liệu của mình với biểu đồ.
Nhấp vào biểu tượng dữ liệu và sau đó nhấp vào nút Select your data (chọn dữ liệu của bạn).
Bây giờ, bạn chọn bảng dữ liệu và nhấp vào nút Create để tạo biểu đồ.
Điều cuối cùng là bạn hãy chọn một tiêu đề cho biểu đồ của mình. Một lần nữa, bạn nhấp vào biểu tượng dữ liệu màu xanh và thay đổi tiêu đề mặc định thành tiêu đề mong muốn vào phần Title.
Như vậy là chúng ta đã hoàn thành biểu đồ hình người trong Excel. Trông thật chuyên nghiệp và bắt mắt phải không nào!
Sau khi tạo được biểu đồ hình người, bạn có thể thực hiện một số thay đổi như sau:
Loại biểu đồ hình người
Có 3 loại biểu đồ mà chúng ta có thể sử dụng. Bạn nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn loại biểu đồ bạn muốn.
Chủ đề cho biểu đồ hình người
Chúng ta cũng có thể sử dụng các chủ đề khác nhau cho biểu đồ hình người của Edumall.vn. Excel cung cấp 7 chủ đề cho chúng ta sử dụng. Nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn loại chủ đề bạn muốn.
Hình dạng, biểu tượng của biểu đồ hình
Chúng tôi không chỉ có một hình dạng biểu đồ hình duy nhất áp dụng cho các loại dữ liệu. Mà chúng ta có thể lựa chọn 12 hình dạng khác nhau đối với biểu đồ hình tùy theo mục đích sử dụng và đặc tính của dữ liệu.
Bạn hãy nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn một hình dạng mà bạn muốn.
VBA (Visual Basic for Applications)
VBA là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft và bạn có thể sử dụng nó trong Excel để viết mã VBA nhằm tự động hóa các hoạt động mà bạn thường thực hiện theo cách thủ công.
Hệ thống các kiến thức cơ bản lập trình VBA trong Excel
- Tạo một macros: Trong VBA Excel, ta có thể tự động hóa một nhiệm vụ với nhiều thao tác bằng cách tạo ra một Macros.
- Msgbox: Khi thực hiện các lệnh trong Macros. Ta muốn thông báo cho người dùng biết khi họ đã chuẩn bị, đã thực hiện xong một thao tác nào đó. Hoặc chỉ là cảnh báo việc họ đã nhập sai trường dữ liệu chuẩn.
- Workbook và Worksheet object: Đề cập phạm vi áp dụng các lệnh VBA Excel trong toàn bộ workbook hay chỉ đơn thuần trong worksheet.
- Range object: Đối tượng và vùng tương ứng với một ô hoặc một vùng ô trong Excel. Đây là đối tượng quan trọng nhất trong VBA Excel.
- Variables: Đây là một loại biến trong lập trình Excel.
- If then Statements: Giống như trong Excel thông thường. Bạn dùng hàm if để so sánh xem điều kiện có thỏa mãn không.
- Loop: Vòng lặp đây là một trong những kỹ thuật mạnh mẽ nhất trong VBA Excel. Vòng lặp cho phép chúng ta lặp lại thao tác trong 1 vùng ô với mấy dòng lệnh đơn giản.
- Userform: Đây là các nút bấm, box nhập liệu, nhãn,… Được sử dụng để thiết kế giao diện giúp giao tiếp với người dùng một cách chuyên nghiệp hơn.
- Event: Sự kiện trong Excel là các hành động của người dùng sau đó ta dùng code để thực hiện các thao tác nào đó sau khi người dùng thực hiện các sự kiện có sẵn.
- Function & Sub: Trong Excel thì function cho phép phải trả về một giá trị còn Sub thì không.
Power Query
Power Query là công cụ giúp tạo ra 1 quy trình tự động cho việc tổ chức, xử lý, tái cấu trúc lại bảng dữ liệu.
Trong các phiên bản Office 2013 trở về trước (2010, 2013), bạn phải cài đặt Power Query dưới dạng 1 Addin (tiện ích mở rộng).
Từ phiên bản Office 2016 trở về sau (2016, 2019, 365), Power Query đã được tích hợp sẵn trong Excel: Nhóm Get & Transform Data trong thẻ Data.
Các chức năng chính của Power Query là:
- Dễ dàng sử dụng trình chỉnh sửa
- Thêm hoặc xóa cột trong bảng
- Lọc dữ liệu theo cột
- Kết hợp hai bảng với nhau
- Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng bộ lọc Excel
- Đổi tên cột
- Xóa lỗi từ bảng
- Thực hiện các công việc lặp lại 1 cách đơn giản
- Không cần kiến thức lập trình bạn vẫn có thể dễ dàng sử dụng Power Query để phân tích dữ liệu
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như
- File CSV
- File văn bản
- Cơ sở dữ liệu SQL
- File XML
- Microsoft Access Databases
Power Pivot trong Excel
Power Pivot là một tính năng của Microsoft Excel đã được giới thiệu như một phần bổ trợ cho Excel 2010 và 2013 và hiện là một tính năng gốc cho Excel 2016 và 365. Power Pivot cho Excel cho phép bạn nhập hàng triệu hàng dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu vào một sổ làm việc Excel, tạo mối quan hệ giữa dữ liệu không đồng nhất, tạo các cột và số đo được tính toán bằng cách sử dụng công thức, xây dựng PivotTable và PivotCharts, sau đó phân tích thêm dữ liệu để bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời mà không cần hỗ trợ công nghệ thông tin.
Ngôn ngữ biểu thức chính mà Microsoft sử dụng trong Power Pivot là DAX (biểu thức phân tích dữ liệu), là một tập hợp các hàm, toán tử và hằng số có thể được sử dụng trong một công thức hoặc biểu thức, để tính toán và trả về một hoặc nhiều giá trị. Công thức DAX sẽ trông quen thuộc, vì nhiều người trong chúng ta đã từng sử dụng các công thức có cú pháp tương tự (ví dụ, SUM, AVERAGE, TRUNC).
Những lợi ích chính của việc sử dụng Power Pivot so với Excel như sau:
Power Pivot cho phép bạn nhập và thao tác hàng trăm triệu hàng dữ liệu trong đó Excel có giới hạn khó chỉ hơn một triệu hàng.
Power Pivot cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn vào một sổ làm việc nguồn duy nhất mà không cần phải tạo nhiều trang tính nguồn bị các vấn đề về kiểm soát phiên bản và khả năng chuyển nhượng.
Power Pivot cho phép bạn thao tác dữ liệu đã nhập, phân tích và đưa ra kết luận mà không làm chậm máy tính của bạn.
Power Pivot cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu với PivotCharts và Power BI.
Danh sách các hàm thống kê trong excel kế toán viên sử dụng nhiều trong công việc
Nhóm hàm tính tổng
- Hàm SUM
- Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
- Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
- Hàm SUMIF
Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
Các tham số: Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.
Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=10″)
Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10.
Nhóm hàm tính giá trị trung bình
- Hàm AVERAGE
- Trả về giá trị trung bình của các đối số.
- Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.
- Hàm SUMPRODUCT
- Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó.
- Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array 3…)
- Các tham số: Array1, Array2, Array3… là các dãy ô mà bạn muốn nhân sau đó tính tổng các tích.
Chú ý:
Các đối số trong các dãy phải cùng chiều. Nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.
Nhóm hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất
- Hàm MAX
- Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
- Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.
- Hàm LAGRE
- Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập.
- Cú pháp: LARGE(Array, k)
- Các tham số: Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.
- Hàm MIN
- Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
- Cú pháp: MIN(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.
- Hàm SMALL
- Tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào.
- Cú pháp: SMALL(Array, k)
- Các tham số: Array: Là một mảng hoặc một vùng của dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy.
Nhóm hàm đếm dữ liệu
- Hàm COUNT
- Hàm COUNT đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
- Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, …)
- Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
- Hàm COUNTA
- Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
- Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2, …)
- Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
- Hàm COUNTIF
- Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước.
- Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)
- Các tham số: Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm.
- Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm.
Ví dụ: = COUNTIF(B3:B11,”>100″): (Đếm tất cả các ô trong dãy B3:B11 có chứa số lớn hơn 100)
Tổng kết
Qua bài viết 30+ kỹ năng excel cần thiết từ cơ bản đến nâng cao, edumall.vn mong bạn nắm vững được những kỹ năng cần thiết từ cơ bản, trung cấp đến cao cấp. Để không chỉ gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng, mà còn thuận lợi trong công việc sau này. Chúc các bạn thành công!
