Trong môi trường làm việc, hình thức liên lạc trao đổi qua email là hình thức phổ biến. Vì thế, trước khi đi làm bạn cũng cần trang bị cho mình cách viết email thật chuyên nghiệp cho mọi đối tượng. Bài viết dưới đây, Edumall sẽ giúp bạn bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình nhé.
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp phải có
Email là hình thức giao tiếp trong công việc
Đặt tên email
Hiện nay, dù đi làm hay đi học thì mỗi người chúng ta cũng có cho mình một email, tuy nhiên bạn cần chú ý khi lập email, đừng bao giờ đặt những email kiểu như: Hoahongcogai@…. Hay congchuabuongbinh@….. Những email này không phù hợp với môi trường giáo dục hay công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email thật chuyên nghiệp, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email với cấu trúc như: Ten.hovadem@ ví dụ: GiaLinh.nguyenhuynh@gmail.com.
Suy nghĩ vấn đề trước khi viết
Không phải tất cả các vấn đề bạn đều có thể được giải quyết bằng email, bạn hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi là gì. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.
Bên cạnh đó, bạn cần biết được những người liên quan để cc và bcc hay reply all, hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu bạn không muốn nhận được sự khó chịu từ những không không liên quan nhé. Đối với email ứng tuyển hay email gửi khách hàng.
[Shortcode code=VANNTT.29]
[Shortcode code=HieuNHK.09]
[Shortcode code=AnhCV.02]
Tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn và súc tích
Tùy nội dung gửi mail là tiếng Việt hay tiếng Anh bạn viết tiêu đề email sao cho rõ ràng, và ngắn gọn, với tiêu đề email là tiếng Việt thì bạn cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa hay thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi bạn gửi.
Bên cạnh đó, tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì? Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của bạn có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.
Chữ ký cá nhân
Đây là phần mà rất nhiều người đã bỏ qua, bạn cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ,…. của bạn, hãy để thông tin đó để người nhận mail có thể liên lạc ngay với bạn lúc cần thiết.
Những lưu ý khi viết email
Để có thể có cách viết email chuyên nghiệp bạn hãy lưu ý những điều sau:
Viết email cần chuyên nghiệp và sử dụng câu chữ phù hợp
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Tuyệt đối không sử dụng các từ “này”, “ê”… đây là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng lại không phù hợp với văn viết nơi công sở. Thay vào đó bạn có thể sử dụng những lời chào cho từng đối tượng phù hợp như: Dear Anh/chị,… Kính gửi….
- Sử dụng câu đúng vị trí: Bạn nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu như khi soạn thảo văn bản.
- Sử dụng font chữ cổ điển: Một nguyên tắc bất di bất dịch mà bạn cần nhớ đó là nên sử dụng font chữ mà người khác có thể dễ đọc nhất, nhìn chung bạn có thể sử dụng font chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, với cỡ chữ 13, màu đen luôn là lựa chọn an toàn cho bạn. Với những điểm cần nhấn mạnh bạn có thể sử dụng chữ màu đỏ.
- Hãy đánh địa chỉ email cuối cùng: Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi mà chưa hoàn thành bức thư. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu bạn nhận một email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.
Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp cho mọi đối tượng
Kỹ năng viết email cho khách hàng
Đối với các kỹ năng viết email hiệu quả cho khách hàng, bạn cần chú ý các mẫu email sau:
Cách viết email phản hồi tiêu cực của khách hàng
Cách viết email phản hồi tiêu cực của khách hàng
Những phản hồi của khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ là điều rất tốt với công ty, những điều này sẽ giúp cho công ty khắc phục những thiếu sót để có dịch vụ tốt hơn. Đặc biệt là những lời nhận xét góp ý xây dựng nhằm giúp bạn cải thiện chất lượng tốt hơn. Vì thế, bạn cần bình tĩnh, thả lòng người và suy nghĩ trước khi trả lời email phản hồi khách.
Bạn có thể tham khảo mẫu viết email sau:
Kính chào quý khách [tên khách hàng],
Thay mặt công ty, tôi rất tiếc khi bạn có trải nghiệm không tốt về sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Sự hài lòng của khách hàng luôn là ưu tiên với công ty, tôi vô cùng xin lỗi vì bạn có trải nghiệm không được tốt.
Tôi hoàn toàn hiểu bạn phải cảm thấy như thế nào, một lần nữa tôi xin lỗi vì bất kỳ rắc tối nào mà bạn đã gặp phải với sản phẩm. Công ty đưa ra phương thức giải quyết với các vấn đề bạn đang gặp phải như sau […] hy vọng bạn sẽ hài lòng.
Cảm ơn bạn về những phản hồi trên, công ty sẽ khắc phục và cải thiện vấn đề này.
Trân trọng,
[Tên – Chức vụ – tên công ty].
[Shortcode code=VANNTT.29]
[Shortcode code=HieuNHK.09]
[Shortcode code=AnhCV.02]
Kỹ năng viết email Marketing giới thiệu dịch vụ/sản phẩm
Để khách hàng biết tới sản phẩm/dịch vụ bạn đang cung cấp của công ty bạn, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty cung cấp có thể không mong đợi được theo dõi thường xuyên nhưng nếu bạn làm điều này sẽ được họ đánh giá cao hơn, tin tưởng hơn. Ngoài ra, điều này không chỉ giúp công ty bạn bán hàng và còn thúc đẩy quan hệ khách hàng thêm bền chặt, đưa sản phẩm tới đúng khách hàng mục tiêu hơn.
Đối với email marketing bạn cần phải tạo chiến dịch email thông báo sản phẩm mới không phải là một email đơn lẻ, bạn cần thực hiện một chuỗi email để đảm bảo tính hiệu quả của chiến dịch. Trong email nội dung cần tạo động lực, khơi gợi sự tò mò, thông báo sản phẩm mới của bạn, gắn liền với đó là sử dụng màu sắc và tiếng nói thương hiệu để khiến khách hàng có thể nhận ra đó chính là email doanh nghiệp của bạn.
Email marketing cần sáng tạo và thu hút
Ví dụ email giới thiệu sản phẩm công nghệ
Tiêu đề: Nâng cấp [tên sản phẩm] mới ngay bây giờ với tính năng chụp ảnh màn hình
Kính gửi quý khách [tên khách],
Là người tiêu dùng sản phẩm [tên sản phẩm], chắc hẳn bạn sẽ rất vui mừng khi nghe thông báo rằng bản nâng cấp mới nhất hiện đi kèm với tính năng quay màn hình mà mọi người đều yêu cầu.
Cho đến nay, bạn cần một ứng dụng riêng để chụp ảnh màn hình để chỉnh sửa video trong[tên sản phẩm]. Giờ đây, bạn có thể lấy ảnh chụp màn hình ngay từ youtube hoặc trò chơi điện tử và kéo chúng trực tiếp vào quy trình chỉnh sửa của mình.
Với tư cách là người dùng[tên sản phẩm] hiện tại, bạn được giảm giá 200$ cho bản nâng cấp mới nhất của chúng tôi. Hãy nhấp vào đây để xem cách hoạt động và tìm hiểu về tính năng nâng cấp khác của chúng tôi: [link].
Chương trình đặc biệt này chỉ dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi chỉ kéo dài tới ngày[…], vì thế hãy đảm bảo kiểm tra bản nâng cấp ngay hôm nay trước khi chương trình khuyến mãi kết thúc nhé.
Trân trọng,
[Tên và thông tin liên hệ của bạn]
Trên đây là kỹ năng viết email chuyên nghiệp cho khách hàng cho bạn tham khảo, để có được những email chuyên nghiệp, ấn tượng, hãy tham gia vào các khóa học của edumall.vn để giúp bạn có được cách viết email chuẩn nhất nhé.
[Shortcode code=VANNTT.29]
[Shortcode code=HieuNHK.09]
[Shortcode code=AnhCV.02]
