Báo cáo là văn bản vô cùng quan trọng trong tổ chức và công ty. Vì dựa vào đó cấp trên sẽ nắm được quá trình làm việc của bạn có hiệu quả không? Và đánh bạn dựa trên báo công việc. Vì vậy, bài viết sau đây Edumall sẽ hướng dẫn bạn Cách viết báo cáo hiệu quả, chuyên nghiệp nhất dành cho dân văn phòng.
Cấu trúc của một báo cáo
Tóm tắt
Các tóm tắt hoặc trừu tượng, cho một báo cáo khoa học, là một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung. Thật đáng để viết cuối cùng, khi bạn biết những điểm chính cần rút ra. Nó sẽ dài không quá nửa trang đến một trang.
Hãy nhớ tóm tắt điều hành được thiết kế để cung cấp cho các ‘giám đốc điều hành’ bận rộn một bản tóm tắt nhanh chóng về nội dung của báo cáo.
Giới thiệu
Phần giới thiệu đưa ra những gì bạn dự định nói và cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về vấn đề đang thảo luận. Nó cũng nên chạm nhẹ vào kết luận của bạn.
Thân báo cáo
Phần chính của báo cáo nên được cấu trúc cẩn thận theo cách dẫn dắt người đọc đi qua vấn đề.
Bạn nên chia nó thành các phần bằng cách sử dụng các tiêu đề phụ được đánh số liên quan đến chủ đề hoặc khu vực để xem xét. Đối với mỗi chủ đề, bạn nên đặt mục tiêu đặt ra rõ ràng và chính xác vấn đề chính đang thảo luận và bất kỳ lĩnh vực khó khăn hoặc bất đồng nào.
Nó cũng có thể bao gồm các kết quả thử nghiệm. Tất cả các thông tin mà bạn trình bày nên liên quan đến bản tóm tắt và chủ đề chính xác đang thảo luận.
Kết luận và khuyến nghị
Các kết luận bộ ra những kết luận rút ra từ bạn các thông tin, bao gồm bất kỳ kết quả thực nghiệm. Nó có thể bao gồm các khuyến nghị, hoặc chúng có thể được bao gồm trong một phần riêng biệt.
Các khuyến nghị cho thấy cách bạn nghĩ rằng tình hình có thể được cải thiện và nên cụ thể, có thể đạt được và đo lường được. Nếu đề xuất của bạn có ý nghĩa tài chính, bạn nên đặt ra những điều này rõ ràng, với chi phí ước tính nếu có thể.
[Shortcode code=TungNT.01]
[Shortcode code=AnhTT.02]
Bố cục của mẫu báo cáo công việc
Thực tế mẫu báo cáo công việc hàng tuần, tháng đều có bố cục khá giống nhau, báo cáo có thể được làm bằng word hay excel chỉ cần nêu rõ nội dung và người xem dễ hiểu. Nội dung của mẫu báo cáo công việc bao gồm:
- Tên công ty tổ chức cá nhân đang làm việc.
- Tên nhân viên, phòng ban và chức vụ.
- Ngày thực hiện báo cáo.
- Nội dung các việc được xử lý.
- Kết quả thực hiện.
- Ý kiến, thắc mắc, góp ý.
Ngoài ra tùy thuộc vào báo cáo theo ngày, theo tuần, tháng sẽ có thêm những nội dung khác nhau như, tên dự án, giai đoạn dự án, công việc quan trọng, nhận xét của bản thân…
Viết báo cáo công việc khá đơn giản và dễ dàng, các bạn hoàn toàn có thể sử dụng mẫu cũng như tạo cho mình báo cáo công việc cụ thể và rõ ràng nhất để thống kê công việc cũng như dễ dàng kiểm soát những việc mình đã làm, việc mình chưa đạt được.
Hầu hết các công ty và doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình thực hiện báo cáo công việc cá nhân hay đưa ra những cách báo cáo công việc cho sếp hay báo cáo kết quả công tác… Tùy thuộc vào từng yêu cầu mà các bạn có thể đưa ra những mẫu báo cáo riêng biệt, hơn nữa các bạn dễ dàng dựa vào mẫu để thực hiện báo cáo bất cứ lúc nào bạn cần.
Hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng viết báo cáo trong công việc và cuộc sống. Edumall xin tặng bạn “Khóa Học Kỹ Năng Giao Tiếp Và Ứng Xử Hiệu Quả”. Để được trang bị đầy đủ kiến thức, thực hành các bài tập thực tế để cải thiện, nâng cao và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình.
Các mẫu viết báo cáo công việc phổ biến hiện nay
Nội dung cơ bản của một bài báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập mẫu thông thường gồm có 4 chương và phần kết luận, kiến nghị được trình bày theo thứ tự như sau:
Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập
Ở phần này của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp bạn cần trình bày một cách khái quát nhất những thông tin cơ bản về đơn vị mà mình thực tập. Nên trình bày chính xác và cô đọng trong khoảng 2 trang giấy, không đi quá sâu hay dài dòng, lan man. Các thông tin cần trình bày ở phần này:
- Tên, địa chỉ đầy đủ
- Lịch sử hình thành và phát triển
- Cơ cấu tổ chức (phải vẽ sơ đồ tổ chức)
- Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi ngành nghề hoạt động
- Quy mô, năng lực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Ở chương 2 của mẫu báo cáo thực tập tốt nghiệp bạn nêu tóm tắt những kiến thức, lý thuyết đã học để áp dụng giải quyết các vấn đề được nêu trong báo cáo
Chương 3: Nội dung nghiên cứu
Đây là chương có nội dung quan trọng nhất cùng với chương 4, chiếm phần lớn trọng điểm số của bài báo cáo thực tập bạn làm. Vậy nên hãy trình bày cụ thể, phân tích chi tiết các nội dung sau:
- Mô tả công việc được giao
- Phương thức làm việc
- Quy trình thực hiện, ví dụ như: Lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch thực tập
- Kết quả đạt được
- Kết quả khảo sát, thu thập tài liệu tại thực tế
- Phân tích và xử lý số liệu
Chương 4: Kết quả nghiên cứu
Sau bao thời gian thực tập, học hỏi và nghiên cứu thì đây chính là phần tổng hợp kết quả bạn nhận được trong quá trình thực tập. Giáo viên chấm sẽ dựa vào phần này để đánh giá thời gian thực tập của bạn đấy nên hãy chăm chút chương này hơn nhé. Một số nội dung cần trình bày ở đây:
- Những điểm phù hợp giữa chương trình đào tạo của ngành học với hoạt động thực tế của cơ sở.
- Những điểm chưa phù hợp giữa chương trình đào tạo của ngành học với hoạt động thực tế của cơ sở.
- Đề xuất các giải pháp đổi mới nội dung chương trình, phương pháp đào tạo
Phần kết luận và kiến nghị
Đây là phần cuối cùng của bài báo cáo nhưng không được đánh số chương và được tách riêng hẳn ra. Với độ dài thông thường khoảng 2 trang, gồm 2 nội dung chính là kết luận và kiến nghị, tại phần cuối này, những nội dung được trình bày là:
Kết luận:
- Tóm tắt những nội dung đã thực hiện được trong quá trình thực tập
- Nêu tóm tắt điểm mạnh và hạn chế của vấn đề thực tập tại công ty
Kiến nghị
Cơ quan thực tập: Sinh viên kiến nghị với cơ quan thực tập về chủ đề thực tập
- Ý kiến bản thân sau khi hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Sinh viên học hỏi được gì sau khi hoàn thành chương trình thực tập tốt nghiệp?
- Nguyện vọng của bản thân sau khi hoàn thành chương trình thực tập tốt nghiệp?
Tóm lại, nội dung của một bài báo cáo thực tập tốt nghiệp thường gồm 2 phần chính, đó là:
Phần thứ nhất là tình hình thực tế tìm hiểu ở doanh nghiệp theo chủ đề nghiên cứu đã chọn:
- Tình hình chung về tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tình hình tổ chức và thực trạng có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân hàng . phù hợp với chủ đề nghiên cứu đã chọn.
Phần thứ hai là nhận xét, đánh giá. Có thể trình bày thêm kiến nghị các giải pháp (nếu có).
Chú ý riêng đối với sinh viên chọn chủ đề nghiên cứu thuộc lĩnh vực kế toán, trước hai nội dung nêu trên, cần trình bày thêm các quy định về hệ thống kế toán Việt Nam có liên quan.
[Shortcode code=TungNT.01]
[Shortcode code=AnhTT.02]
Cách viết mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Để có thể đưa ra một báo cáo công việc hàng ngày đầy đủ thông tin và đáp ứng nhu cầu của cấp trên, bạn cần chú ý 2 yếu tố của báo cáo:
- Về nội dung, báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên cần có những thông tin sau”
Những việc chi tiết đã thực hiện trong ngày, kèm theo những mô tả và đánh giá, góp ý của cá nhân. Vì dụ bạn là kế toán, bạn cần báo cáo đã hoàn thành bảng chấm công cho nhân viên trong ngày, hoàn thành nhập và xuất hàng trong kho như thế nào…
Báo cáo công việc cá nhân hàng ngày phải thể hiện cho người quản lý theo dõi, đánh giá quá trình làm việc và tiến độ công việc của nhân viên. Từ đó, có những điều chỉnh hợp lý cùng với kế hoạch thay đổi để cải thiện những mặt thiếu sót
- Về hình thức, báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên hàng ngày cần:
Dựa vào mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel hoặc bằng word để bạn tự lập nên bản báo cáo hàng ngày của riêng mình miễn sao nội dung báo cáo cụ thể và rõ ràng là được
Bố cục các phần trong báo cáo công việc hàng ngày gồm tên công ty, tổ chức cá nhân đang làm việc; tên nhân viên, chức vụ, phòng ban đang làm việc; ngày thực hiện; nội dung các công việc đã được xử lý; ý kiến, góp ý, thắc mắc và một số thông tin khác (tên dự án, thuộc chiến dịch nào, giai đoạn dự án…)
Nếu bạn bận rộn với công việc có ít thời gian để tự lập báo cáo, bạn có thể lên mạng tìm các mẫu báo cáo công việc hàng ngày trên Internet và tải về rồi điền thông tin của mình vào là xong. Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh thì chọn mẫu báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên kinh doanh và tải về, tương tự với các công việc khác đều có mẫu báo cáo riêng để tải về.
Cách viết báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng
Thay vì lộ trình hàng ngày, một số công việc sẽ báo cáo công việc hàng tuần hay báo cáo công việc hàng tháng. Nhân viên sẽ được giao một khối lượng công việc với thời gian hoàn thành là tuần hoặc tháng. Đến khi kết thúc deadline, nhân viên sẽ nộp báo cáo cho cấp trên với nội dung là kết quả làm việc và những thông tin cần thiết sau:
- Báo cáo công việc hàng tuần hay báo cáo công việc hàng tháng của nhân viên cũng giống như báo cáo công việc hàng ngày nhưng khác nhau ở chỗ khối lượng công việc của chúng khác nhau và nhiều hơn. Thêm nữa trong báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng bạn sẽ phải báo cáo nhiều nội dung hơn và kết quả công việc cũng tăng lên theo đó
- Đối với người quản lý (leader, manager, tổ trưởng) thì báo cáo công việc hàng tuần, tháng yêu cầu sự chi tiết về tình hình hoàn thành các việc của tổ, kết quả đạt được, chi tiết các thành viên trong tổ… Báo cáo phải được trình bày sao cho khi cấp trên, ban lãnh đạo hay các thành viên khi đọc phải hiểu được tiến độ hoàn thành công việc được giao của tổ, nhóm có đúng theo kế hoạch không và họ đã làm được những việc gì, đạt bao nhiêu phần trăm
Về các thông tin cơ bản cần có trong báo cáo hàng tuần, hàng tháng cũng giống như báo cáo hàng ngày, có thể kể đến một vài thông tin sau:
- Tên công ty, tổ chức cá nhân đang làm việc
- Tên người báo cáo, phòng ban
- Nội dung thực hiện của cá nhân và thành viên khác trong tổ, nhóm
- Kết quả thực hiện trong tuần, tháng
- Một số ý kiến đề xuất, góp ý hoặc khó khăn đang gặp phải
Giống như báo cáo công việc hàng ngày, bạn có thể tìm và download mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng excel hoặc bằng word để thuận tiện hơn trong việc lập báo cáo.
Hơn thế nữa ngoài các mẫu báo cáo hàng tuần, hàng tháng bằng Tiếng Việt thông thường, bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng tiếng Anh nếu bạn đang làm ở một công ty đa quốc gia hay một công ty nước ngoài đòi hỏi các báo cáo phải được viết bằng tiếng Anh.
[Shortcode code=TungNT.01]
[Shortcode code=AnhTT.02]
Cách viết báo cáo công việc năm
Có thể nói báo cáo công việc năm là báo cáo quan trọng nhất trong số các loại báo cáo bởi nó có vai trò tổng kết toàn bộ những công việc đã làm được trong cả một năm dài cùng với cố gắng, nỗ lực không ngừng của mỗi cá nhân trong cả tập thể. Người lập báo cáo cần có cái nhìn tổng thể về một năm qua các công việc đã làm, các kế hoạch đã triển khai, những thành công hoặc cả những việc chưa được thực hiện hay thực hiện chưa tốt.
Báo cáo cuối năm là cơ sở để đánh giá cá nhân, phòng ban, tổ có thành tích tốt và có cơ chế khen thưởng xứng đáng do đó người làm báo cáo cần tỉ mỉ và khéo léo. Vì thế mà những thông tin nêu trong báo cáo cũng vô cùng cần thiết và có chọn lọc. Một số thông tin không thể thiếu có thể kể trong cách viết báo cáo công việc là:
- Tên công ty, tổ chức
- Tên người báo cáo, phòng ban, tổ.
- Các công việc đã hoàn thành, đạt được những thành công nào và chưa thực hiện tốt công việc nào.
- Chi tiết các việc quan trọng đã xử lý, hoàn thành và đạt kết quả trong năm.
- Nhận xét của bản thân
Những lưu ý khi viết báo cáo công việc
Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc khác nhau, từ mẫu ngắn gọn một trang, tới những báo cáo phân tích chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi công việc lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng.
Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ ở đây là tại sao sếp của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác mà sếp cần. Cách viết báo cáo công việc là điều không hề đơn giản và bạn sẽ cần phải lưu ý những điều sau đây:
Ai là người nhận báo cáo?
Bạn cần phải biết rõ ai là người sẽ nhận báo cáo để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Bạn có thể hỏi trực tiếp cấp trên về những thông tin mà họ cần trong bản báo cáo, họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cho cấp cao hơn?
Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không chỉ được gửi lên cho sếp trực tiếp, mà có thể sẽ được chuyển tới nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, bạn cần phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin phù hợp nhất.
Thu thập thông tin
Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Các từ ngữ mà bạn sử dụng ở đây chỉ nhằm mục đích giúp người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này. Vì vậy, hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,… mà bạn cho là cần thiết. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo và bạn chỉ cần thêm một vài từ ngữ để diễn giải chúng một cách chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin hợp lý, logic để bất cứ ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
Trình bày báo cáo
Cho dù bạn sử dụng mẫu báo cáo công việc nào đi chăng nữa, thì cũng nên có các phần chính như sau:
- Tiêu đề.
- Tóm tắt dự án.
- Phần giới thiệu – lý do viết báo cáo, nền tảng và cách thu thập thông tin.
- Phần nội dung chính – thông tin thu thập được phía trên. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu.
- Kết luận hoặc đề xuất.
Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo công việc như trên, sau đó dần dần bổ sung những thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.
Tóm tắt dự án. Phần tóm tắt dự án xuất hiện ngay trên đầu của bản báo cáo, nhưng lại là phần bạn nên viết cuối dùng để có thể tóm tắt được tất cả ý chính? Bạn rút ra được điều gì sau bản báo cáo? Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Quản lý trực tiếp của bạn có thể sẽ đọc toàn bộ bản báo cáo nhưng lãnh đạo cấp cao hơn thì không.
Vì vậy, phần tóm tắt dự án phải nêu được đầy đủ và ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất. Bạn có thể viết 1 – 2 đoạn trong phần này hoặc trình bày thông tin dưới dạng gạch đầu dòng.
[Shortcode code=TungNT.01]
[Shortcode code=AnhTT.02]
Kiểm tra kỹ trước khi gửi
Nếu công ty của bạn yêu cầu phải trình bày theo một mẫu nhất định, hãy chỉnh sửa lại thông tin theo yêu cầu đó. Nếu không, đảm bảo bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và đúng các thuật ngữ trong ngành. Bạn cũng nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt ý chính.
Nếu có thời gian, hãy nhờ một người đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo này trước khi gửi lên cho cấp trên. Ngôn ngữ sử dụng như vậy đã rõ ràng hay chưa? Các ý chính và đề xuất có khả thi hay không? Và cuối cùng là kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Bạn sẽ bị mất uy tín nếu như mắc phải những lỗi sai cơ bản này trong báo cáo công việc.
Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo công việc
Sai chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi sai khá nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả trong công việc.
Lỗi định dạng
Thứ đầu tiên mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo công việc của bạn không phải là nội dung mà chính là cách trình bày. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng cần phải chú ý tới định dạng.
Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trắng phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,… cũng cần phải được chú ý.
Quá nhiều hoặc quá ít thông tin
Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất định phải liệt kê lại các vấn đề đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các vấn đề nổi cộm, cần được giải quyết ngay.
Nội dung thiếu chính xác
Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,… Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo công việc. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.
[Shortcode code=TungNT.01]
[Shortcode code=AnhTT.02]
Trên đây, Edumall đã hướng dẫn chi tiết Cách viết báo cáo hiệu quả, chuyên nghiệp nhất dành cho dân văn phòng. Viết báo cáo thực chất không khó, chỉ cần bạn chịu bỏ thời gian và rèn luyện chắc chắn bạn sẽ đạt được kết quả mà mình mong muốn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết trên. Edumall chúc bạn thành công trong cuộc sống và công việc!
