Trong thời đại hội nhập và năng động như hiện nay, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong công việc và đời sống. Giao tiếp tốt không chỉ mở rộng được các mối quan hệ, mà còn tiến nhanh hơn đến với thành công. Chính vì vậy, hôm nay Edumall gửi đến bạn bài viết Top 12 kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp bạn thành công. Cùng theo dõi nhé!
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt, trao đổi thông tin, lắng nghe, phản hồi, ứng xử,… giữa người nói và người nghe nhằm đạt mục đích nhất định. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng giao tiếp chỉ đơn thuần là nghe và nói. Tuy nhiên, trên thực tế, nó còn gồm nhiều biểu hiện cảm xúc, cử chỉ … Loại kỹ năng này cũng không chỉ đơn thuần là một mà còn chứa đựng nhiều kỹ năng nhỏ.
Giao tiếp sao cho hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm cơ bản mà vô cùng quan trọng. Giao tiếp giỏi, tinh tế, khôn khéo, đạt tới đỉnh cao còn được ví như một nghệ thuật.
Trong cuộc sống, bất kể lĩnh vực nào, từ đơn giản tới phức tạp cũng cần tới giao tiếp. Giao tiếp tốt giúp người nói và người nghe dễ dàng hiểu nhau. Không những vậy, nó còn là chìa khóa của thành công cũng như giúp mở rộng quan hệ,…
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp giúp tạo dựng quan hệ
Chỉ có thông qua giao tiếp, vận dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả bạn mới có thể xây dựng và mở rộng các mối quan hệ. Và các mối quan hệ là tiền đề giúp bạn phát triển sự nghiệp và có cuộc sống ổn định.
Kỹ năng giao tiếp giúp gắn kết quan hệ
Mỗi cá nhân cá nhân cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp để thấu hiểu những người xung quanh. Cha mẹ thông qua giao tiếp để hiểu, đồng cảm và chia sẻ với con cái, ngược lại cũng nhờ những kỹ năng giao tiếp mà con cái hiểu lòng cha mẹ. Đồng nghiệp thông qua kỹ năng giao tiếp để hiểu nhau, hỗ trợ và cùng nhau làm việc hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp giúp làm việc nhóm hiệu quả
Làm việc nhóm là yêu cầu bắt buộc trong các doanh nghiệp, tổ chức. Việc sử dụng kỹ năng giao tiếp sẽ giúp các thành viên dễ dàng hiểu nhau, cùng phối hợp hành động vì mục tiêu chung của nhóm. Từ đó, đem lại hiệu quả cao cho nhóm, doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững.
Kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu suất công việc
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đặc biệt quan trọng nơi công sở. Để truyền đạt thông tin, ý tưởng tới đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác bạn cần phải giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, kế hoạch công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu suất công việc cao hơn.
Kỹ năng giao tiếp tạo thành công
Nếu các kỹ năng chuyên môn được xem là điều kiện cần thì kỹ năng giao tiếp chính là điều kiện đủ cho sự thành công của một người. Thật vậy, ở nơi làm việc luôn được xem là môi trường phức tạp nhiều cạnh tranh, giao tiếp tốt với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng chính là yếu tố giúp bạn thành công và thăng tiến trong nghề nghiệp.
Nếu bạn đang giữ vai trò quản lý, kỹ năng giao tiếp còn đặc biệt quan trọng hơn. Lúc này bạn không chỉ giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác mà bạn còn phải giao tiếp với nhân viên cấp dưới. Kỹ năng giao tiếp tôt giúp bạn thấu hiểu nhân viên từ đó đưa ra những chỉ đạo hợp lý, phát huy thế mạnh của nhân viên để đạt được mục tiêu công việc, kế hoạch phòng ban và công ty.
Hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc và đời sống. Edumall xin tặng bạn “Khóa Học Kỹ Năng Giao Tiếp Và Ứng Xử Hiệu Quả”. Để được trang bị đầy đủ kiến thức, thực hành các bài tập thực tế để cải thiện, nâng cao và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình.
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
3. Top 12 kỹ năng giao tiếp cơ bản
1. Hãy nhớ tên và gọi tên tất cả mọi người
Đây được gọi là kỹ năng sơ đẳng nhất trong giao tiếp giữa con người với con người. Trong cuốn sách Đắc Nhân Tâm của Dịch giả Nguyễn Hiến Lê biên dịch có viết “âm thanh thân thuộc nhất chính là tên gọi”.
Con người lúc nào cũng mong muốn được người khác nhắc tên mình và họ quá quen thuộc với âm thanh đấy. Khi được nhắc đến âm thanh đó, họ cảm thấy rất thân thuộc.
Ở đây chúng ta phải nhớ rằng, khi nói chuyện phải nhớ tên người ta; kèm với đó, thường xuyên nhắc tên người ta trong cuộc hội thoại. Lưu ý, đừng nhắc quá nhiều, nhưng thỉnh thoảng nhắc tên để cho người ta biết mình có quan tâm.
Nên giờ đây chúng ta sẽ nhớ rằng khi nói chuyện thì chúng ta phải nhớ tên người ta và khi mà nhớ tên được rồi thì hãy thường xuyên nhắc tên người ta trong cuộc hội thoại.
Vậy câu hỏi đặt ra, làm sao chúng ta có thể nhớ tên một người lạ?
Có rất nhiều cách. Trong giao tiếp chính thức, chúng ta thường trao nhau danh thiếp “name card”. Khi bạn có “name card” của họ, bạn hãy ghi lại đặc điểm của họ.
Ví dụ trong cuộc hội thảo bạn gặp năm người, trong đó có chị mặc áo xanh, đeo kính, quần hồng, đội mũ vàng; hoặc là anh cà vạt đỏ.
Chẳng hạn đầu giờ bạn giao lưu với anh cà vạt đỏ, giữa giờ cafe, cuối giờ ăn trưa, mỗi lần gặp anh ấy, bạn lại lấy “name card” của anh ấy ra để xem nếu thực sự bạn không thể nhớ tên người đó.
Một cách khác nữa, bạn có thể xin chụp chung với họ một bức ảnh. Bức ảnh này sẽ được sử dụng vào nhiều cách.
Bạn có thể sử dụng phần mềm Google Photos để lưu trữ và đánh dấu tên của người đó. Bạn cũng có thể lưu hình ảnh ấy vào danh bạ điện thoại.
Một cách thông thường khác mà nhiều người vẫn hay làm là ghi đặc điểm của người đó vào quyển sổ. Đối với những bạn quen giao tiếp, thì thường là nhớ tên liền. Điều này là tuyệt vời nhất!
Như vậy trong kỹ năng đầu tiên của giao tiếp là: Nhớ Tên. Vậy bạn có nhớ tên tôi không? Chỉ cần chúng ta nhớ tên nhau. Lưu ý nữa, tên người phải viết hoa chữ cái đầu từ mới đúng chính tả. Tên mà không viết hoa là không phải tên người nhé. Điều tiếp theo, chúng ta cần làm khi giao tiếp là phải nhìn vào mắt nhau.
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
2. Kết nối với nhau bằng mắt
Khi chúng ta nói chuyện với nhau, phải nhìn vào mắt nhau. Trong thực tiễn nhiều người bối rối khi nhìn vào mắt người khác. Để cải thiện việc này, bạn cần phải tập luyện kỹ năng này.
Trên Youtube của tôi, trong video “Bảy bước để tạo lập thói quen thành công”, có một bài tập là tập luyện nhìn vào mắt mọi người/ người lạ, mỉm cười, đếm từ một đến năm sau đó mỉm cười rồi bước đi. Đây là bài tập khá khó. Lúc đầu khi chúng ta không quen, chúng ta cứ nghĩ trong đầu người đó sẽ đánh mình, hoặc thế này, hoặc thế kia…
Nào, bây giờ bạn hãy thử bước ra ngoài và áp dụng bài tập đi. Nhìn vào mắt mọi người và mỉm cười với mọi người thì chúng ta sẽ kết nối được với mọi người.
Trong suốt hội thoại, khi chúng ta tập trung nhìn vào mắt mọi người sẽ giúp chúng ta thực sự kết nối với nhau.
Đây là một bài tập khá đơn giản, tuy nhiên vẫn rất khó khăn với nhiều người trong cuộc sống này.
Trên đây là hai bài tập cơ bản để bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp. Một điều khá thú vị tiếp theo trong cải thiện kỹ năng giao tiếp là hãy luôn mỉm cười với mọi người.
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
3. Luôn mỉm cười với mọi người
Chúng ta đừng cười hô hô suốt ngày, người ta gọi là vô duyên. Tuy nhiên, mỉm cười, lại đem lại sự thân thiện với mọi người. Khi người khác nhìn mình, hãy mỉm cười với họ.
Nụ cười sẽ giúp xóa đi tảng băng xa cách. Bài tập thực hành của kỹ năng này là hãy nhìn vào mắt mọi người và mỉm cười trong suốt cuộc hội thoại.
Lối tư duy đơn giản tiếp theo đặc biệt khi giao tiếp với người lạ là hãy lắng nghe nhiều hơn.
4. Hãy lắng nghe nhiều hơn
Nếu bạn phải giao tiếp với người lạ, hãy lắng nghe nhiều hơn. Khi lắng nghe nhiều, bạn sẽ có thêm nhiều thông tin; người nói cũng cảm thấy thân thiện hơn vì có cơ hội được nói, được chia sẻ, giãi bày.
Bản chất của con người, ai cũng muốn được nói, ai cũng muốn được chia sẻ, ai cũng muốn được giãi bày. Chính vì vậy, chúng ta hãy lắng nghe nhiều hơn để họ được nói.
Bên cạnh đó, trong suốt quá trình họ nói thì bạn hãy lưu trữ các thông tin để tiếp theo chúng ta sẽ ứng dụng kỹ thuật khác nữa vào trong giao tiếp.
Hãy luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu với mọi người, đấy chính là kỹ năng giao tiếp. Chúng ta thường nghĩ nói là kỹ năng giao tiếp, nhưng không phải, kỹ năng nghe quan trọng hơn trong giao tiếp rất nhiều.
Chính vì vậy, chúng ta phải bỏ thời gian, công sức thực sự vào việc lắng nghe. Nhiều người thích nói, nhưng kỹ năng lắng nghe mới thực sự là quan trọng trong kỹ năng giao tiếp.
Tuy nhiên, một câu hỏi đặt ra: Trong trường hợp, ai cũng lắng nghe thì ta phải làm sao? Chúng ta sẽ bước sang kỹ năng thứ năm: Kỹ năng đặt câu hỏi.
5. Kỹ năng hỏi
Chúng ta phải biết cách đặt các câu hỏi cơ bản để cho mọi người trả lời. Trong quá trình trả lời câu hỏi của bạn, họ sẽ nói.
Bạn phải có sẵn trong đầu các câu hỏi để khi không ai nói, không biết cách khởi động câu chuyện thì bạn sẽ đặt câu hỏi.
Tất nhiên, tùy thuộc vào các bối cảnh khác nhau, các nhóm người khác nhau mà chúng ta đặt ra những câu hỏi khác nhau.
Để bạn dễ hiểu, tôi sẽ lấy hai ví dụ cho hai bối cảnh, tình huống khác nhau. Ví dụ khi tôi đi giao lưu với hội doanh nhân.
Các câu hỏi phá băng tôi đã chuẩn bị sẵn trong đầu sẽ là hỏi về bản thân người ta như: bạn tên gì, nhà ở đâu;
Hoặc hỏi công việc của họ như: khách hàng của bạn là ai, làm sao để tôi có thể giới thiệu khách hàng cho bạn, bạn muốn điều gì, hôm nay ai dẫn bạn tới đây.
Một ví dụ khác nữa trong một buổi họp lớp của tôi. Ở bối cảnh này, tôi sẽ chuẩn bị các câu hỏi như: dạo này bạn thế nào, công việc ra sao, gia đình con cái thế nào.v,v.. .
Rất nhiều những câu hỏi cơ bản, họ sẽ trả lời được ngay và chúng ta cũng dễ dàng xử lý thông tin.
Khi đặt câu hỏi bạn nên lựa những câu hỏi mà mọi người có thể dễ dàng trả lời, và chúng ta cũng dễ thu thập thông tin để xử lý ở bước kỹ năng tiếp theo.
Như vậy bên cạnh kỹ năng lắng nghe, kỹ năng hỏi vô cùng quan trọng. Chúng ta cần có những câu hỏi phù hợp với tình thế, và hoàn cảnh. Thêm vào đó, chúng ta cần kỹ năng không nên ngắt lời, mà nên khuyến khích người ta nói.
6. Kỹ năng khơi gợi câu chuyện
Chúng ta không bao giờ được ngắt lời mà nên gợi ý để người khác nói nhiều hơn. Bạn nên đặt câu hỏi mở, câu hỏi khuyến khích để họ nói.
Một số câu hỏi mở có thể là: anh có thể nói rõ hơn được không, anh có thể trình bày thêm được không, điều đấy có nghĩa là gì… Những câu hỏi như thế khiến cho người ta cứ nói mãi mà chẳng bao giờ ngừng lại.
Bạn thấy đấy chỉ một vài câu hỏi gợi mở, khuyến khích như vậy, người ta đã nói thêm rất nhiều.
Sáu kỹ năng trên đây là những kỹ năng đơn giản ai cũng dùng được. Tuy nhiên, kỹ năng thứ bảy là một kỹ năng hơi khó hơn – kỹ năng tìm điểm chung.
Nếu bạn đã luyện được và sử dụng tốt các kỹ năng trên mà không sử dụng kỹ năng thứ bảy thì thật phí.
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
7. Tìm ra điểm chung
Khi chúng ta tìm được điểm chung thì con người với con người sẽ dễ dàng thân thiện với nhau hơn. Vậy tìm điểm chung thế nào? Ví dụ cùng quê, con học cùng trường, cùng một đơn vị công tác, cùng cô giáo, cùng không biết tiếng anh hoặc cùng ba con…
Vậy, khi mình tìm được điểm chung của đối phương vậy mình sẽ nói gì? Ví dụ như hai bạn cùng trọc đầu: anh cũng trọc đầu à, thế anh trọc đầu lâu chưa?
Tất cả những điều đấy tạo ra sự thân thiện và tìm ra điểm chung của nhau.
Trong khóa học online “Tuyệt chiêu đàm phán” của tôi sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các vũ khí tìm điểm chung.
8. Không đứng đối diện
Khi đứng đối diện với ai đó, người ta gọi là “đóng” hai người với nhau. Chính vì vậy ta cần phải đứng một góc 120 độ mở ra.
Khi đứng ở góc này, chúng ta vẫn nhìn thấy mặt nhau mà không có vẻ đối chọi nhau; thêm vào đó, luôn luôn có một người thứ ba có khả năng tham gia vào cùng với chúng ta.
Kỹ năng này bạn phải luyện tập thường xuyên.
Chúng ta có thói quen hai người bắt tay xong sẽ luôn ở thế đứng đối diện, đối đầu nhau; hoặc khi chúng ta ngồi vào bàn lại ngồi đối diện nhau.
Một câu hỏi đặt ra: Vậy chúng ta sẽ xử lý tình huống thế nào khi bạn ngồi vào bàn rồi, đối phương lại ngồi đối diện bạn?
Rất đơn giản, bạn đứng dậy để làm việc gì đó, có thể là lấy tờ giấy, hoặc giả vờ đi ra ngoài; khi trở lại, bạn ngồi vào góc khác góc 900 độ hoặc 1200. Như vậy tình cờ chúng ta có cảm giác từ đối đầu sang đối thoại.
Tiếp theo là một kỹ năng mà mỗi người trong chúng ta đều ít biết đó là: cảm ơn. Kỹ năng hãy cảm ơn nhiều hơn bình thường.
9. Kỹ năng thuyết phục
Bạn có biết, tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể. Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, cơ mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá so với đối phương mà nên giữ tư thế phù hợp. Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ. Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.
Thêm nữa, muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ. Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ. Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp.
10. Kỹ năng làm việc nhóm
Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không. Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định. Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực. Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau.
Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay. Các doanh nghiệp nước này rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này.
Làm việc nhóm là 1 kỹ năng giao tiếp cơ bản trong cuộc sống
Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa. Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình. Học cách lắng nghe và thấu hiểu. Tôn trọng ý kiến của các thành viên. Có trách nhiệm với công việc. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…
[Shortcode code=DuongLT.01]
[Shortcode code=HieuNHK.07]
[Shortcode code=HieuNHK.10]
11. Kỹ năng xử lý tình huống
Trong giao tiếp, bạn cần linh hoạt xử lý tình huống, đôi khi là tình huống “dở khóc dở cười”. Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ. Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này.
Ví dụ: Khách hàng chê sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?
Xử lý không khéo một chút thôi là có thể mất khách, thậm chí còn làm to chuyện nữa đấy. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:
- Không nên tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin khách hàng
- Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi, rất tiếc,…
- Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền, nhẹ nhàng gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.
- Đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như vậy đã ổn chưa.
12. Sử dụng “Lời Cảm ơn” nhiều hơn bình thường
Bất kể người ta làm điều gì cho bạn, hãy nói cảm ơn. Ví dụ mình mượn cây bút, cảm ơn anh. Thực ra mà nói tình yêu thương và lòng biết ơn là hai cảm xúc vô cùng đặc biệt, nó sẽ giúp chúng ta xóa nhòa đi các khoảng cách.
Vì vậy, khi chúng ta tập nói lời cảm ơn, ban đầu bạn sẽ có cảm giác như là “trót lưỡi đầu môi”; nhưng về sau, khi đã luyện tập được điều này rồi, dần dần trong con người bạn lòng biết ơn trưởng thành hơn rất là nhiều, lớn dần lên theo thời gian.
Chính điều cảm ơn này sẽ nuôi dưỡng tâm trí chúng ta và dễ hòa đồng với mọi người, dễ kết nối với mọi người hơn. Vậy nên, hãy nói cảm ơn thường xuyên hơn, bất kể đó là những điều tốt đẹp đến với cuộc đời bạn.
Hãy nói cảm ơn, điều đó không chỉ giúp bạn tăng cường mối quan hệ mà còn làm được điều tốt đẹp là hàn gắn nỗi đau trên thế giới đang ở khắp mọi nơi.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này! Khi chúng ta thực hành lời cảm ơn này chúng ta đang làm cho mọi điều trở nên tuyệt vời.
Ở bài viết trên Edumall đã tổng hợp cho bạn Top 12 kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp bạn thành công. Mong bạn có thể ứng dụng thành thao các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong công việc và đời sống, để thăng tiến trong công việc và thuận lợi trong cuộc sống. Edumall chúc bạn thành công.
